Stadgar

Kyllaj Hamnförenings stadgar

Ursprungliga stadgar antagna 1997-11-22. Revision 1998, 1999, 2004, 2005, 20016 samt 2011. Nya stadgar antagna 2017-07-28.

§ 1         Föreningens namn

Föreningens namn är ”Kyllaj Hamnförening”.

§ 2         Föreningens säte

Styrelsen har sitt säte på Gotland.

§ 3         Föreningens ändamål

Föreningen är en allmännyttig, tillika religiöst och politiskt obunden, ideell förening med ändamål att äga och förvalta den gamla Lanthamnen i Kyllaj med omgivande marker, Hellvi Socken, Region Gotland. Syftet är att i största mån bevara samt varsamt utveckla den unika miljön i och kring hamnen. Hamnen och omgivande marker skall göras tillgänglig för allmänheten som rekreationsområde samt erbjuda medlemmar möjlighet att arrendera bodplats, bryggplats och båtplats inom området.

§ 4         Beslutande organ

Föreningens beslutande organ är;

  • Föreningsmöte, såsom Årsmöte eller Extra Föreningsmöte
  • Styrelsen

§ 5         Verksamhetsår

Hamnföreningens verksamhetsår omfattar perioden 1/7-30/6.

§ 6         Regler för hur verksamheten ska bedrivas

§ 6.1              Grundläggande principer

Föreningen äger och förvaltar den gamla Lanthamnen i Kyllaj, Hellvi Socken, Region Gotland med fastighetsbeteckning Hellvi Malms 1:4 samt omkringliggande marker med fastighetsbeteckningen Hellvi Vivlings 1:128.

§ 6.2              Föreningens målsättning med verksamheten

  • Föreningen skall i största mån bevara samt varsamt utveckla den unika miljön i och kring hamnen.
  • Området skall göras tillgänglig för allmänheten som rekreationsområde.
  • Föreningen upplåter arrende av bodplatser årsvis till sina medlemmar.
  • Föreningen upplåter arrende av bryggplatser årsvis till sina medlemmar.
  • Föreningen upplåter arrende av båtplatser säsongvis till sina medlemmar för perioden 1/5 – 30/9.

§ 6.3              Finansiering

Verksamheten skall finansieras genom medlemsavgifter, arrenden, bidrag samt gåvor. Alla intäkter skall investeras i verksamheten.

§ 7         Avgifter

Årsmöte beslutar om kommande säsongs avgifter efter förslag från styrelsen.

Avgifter som årsmötet skall besluta om är medlemsavgift och arrenden samt särskild avgift i samband med investeringar som baseras på den av styrelsen lagda budget för föreningens förvaltning.

Extra föreningsmöte kan besluta om särskild avgift i samband med investeringar som går utanför den av styrelsen lagda budget för föreningens förvaltning.

§ 8         Medlemskap och uteslutning

§ 8.1              Medlemmar

Till medlem kan myndig fysisk person antas. Juridiska personer kan ej antas som medlem i föreningen.

§ 8.2              Ansökan

Ansökan om medlemskap ställes till föreningens styrelse som beslutar i varje enskilt fall om sökanden skall antas eller inte som medlem. Vid avslag skall skriftlig motivering delges den sökande samt den skall protokollföras i styrelseprotokoll.

§ 8.3              Medlemsregister

Över föreningens medlemmar skall föras en förteckning med angivande av medlemskap, båtinnehav och bodplats samt för verksamheten behövliga uppgifter. Medlem samtycker till registrering av nödvändiga personuppgifter för att kunna hantera medlemskapet enligt EU’s dataskyddsreform i och med att de ansökt om medlemskap i föreningen.

Föreningen skall icke delge tredje part uppgifter om medlem för reklam eller marknadsföringssyfte.

I övrigt åligger det styrelsen att informera medlemmarna om vilken information man samlar in kring medlemmar och hur den hanteras. Styrelsen skall ha en integritetspolicy som årligen uppdateras och redovisas på årsmötet. Styrelsen skall även utse en dataskyddsansvarig inom styrelsen som har till uppgift om att tillse att direktiv och policy följs.

§ 8.4              Arbetsplikt

Samtliga medlemmar i föreningen skall årligen bidra med minst 16 timmars ideellt arbete, dvs. helt utan ersättning, i form av skötsel och underhållsarbete på förningens byggnader och hamnanläggningar. Styrelsen planerar, fördelar och leder samt följer upp arbetsinsatsen. Medlem som försummar att göra sin insats kan komma att uteslutas av föreningsmöte på förslag från styrelsen.

§ 8.5              Utträde

Medlem som vill utträda ur föreningen, skall skriftligen anmäla detta till styrelsen. Medlem som icke nedlagt fastställda avgifter inom föreskriven tid, anses ha begärt utträde ur föreningen. Styrelsen kan på skriftlig begäran från medlem i speciella fall medge uppskov med betalningen.

§ 8.6              Medlems uteslutning

Medlem som motverkat föreningens ändamål eller uppenbarligen skadat dess intressen, kan på styrelsens förslag av årsmöte eller extra föreningsmöte uteslutas. För sådant besluts giltighet fordras minst 2/3 majoritet. Till möte som skall avgöra om medlems uteslutning, skall av kallelsen framgå att ett uteslutningsärende skall behandlas. Till medlem, som föreslagits till uteslutning, skall förutom angiven kallelse även lämnas skriftlig motivering.

Vid uteslutning förfaller samtliga arrenden som medlem eventuellt innehar.

§ 8.7              Övriga regler för medlemskap

Medlemskap berättigar i sig inte till sommar- och vinterplats för medlems båt i föreningens hamn eller på dess upplagsplats, plats för sjöbod eller plats för brygga.

§ 9         Arrenden på Kyllaj hamnförenings marker

Styrelsen är skyldig att upprätta arrendeavtal med arrendatorer för bodplats, bryggplats samt båtplats enligt nedan.

§ 9.1              Arrende av bodplats

Arrende av plats för strandbod upplåtes till medlem i föreningen för ett år i taget under perioden 1/1-31/12. Arrende för bodplats kan endast förvärvas genom övertagande av befintlig bod.

§ 9.2              Regler för övertagande av bodplatsarrende

Vid arv gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av bouppteckning/skifte skall bifogas ansökan.

Vid gåva gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av gåvobrev skall bifogas ansökan.

Vid köp gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av köpekontrakt skall bifogas ansökan.

Styrelsen beslutar i varje enskilt fall om beviljande av medlemskap och övertagande av bodplatsarrende.

§ 9.3              Arrende av bryggplats

Arrende av plats för brygga upplåtes till medlem i föreningen för ett år i taget under perioden 1/1-31/12. Arrende för bryggplats kan endast förvärvas genom övertagande av befintlig brygga.

§ 9.4              Regler för övertagande av bryggplatsarrende

Vid arv gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av bouppteckning/skifte skall bifogas ansökan.

Vid gåva gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av gåvobrev skall bifogas ansökan.

Vid köp gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av köpekontrakt skall bifogas ansökan.

Styrelsen beslutar i varje enskilt fall om beviljande av medlemskap och övertagande av bryggplatsarrende.

§ 9.5              Arrende av båtplats

Båtplats upplåtes till medlem i föreningen för en säsong i taget.

En säsong definieras mellan 1/5-30/9 då bommar och bojar för akterförtöjning finns i vattnet. Övrig tid 1/10-30/4 så får arrendatorn fritt förtöja båten i inre hamnen eller längs med kajen.

Fast Båtplats:

Fast Båtplats innebär att arrendatorn kan räkna med att få samma plats tilldelad år efter år, man kan ej garanteras att få samma plats tilldelad då storlek och djupgående på båt avgör tilldelning. Medlem måste senast den 1 april meddela styrelsen om medlemmen ämnar behålla sin fasta plats eller om de upplåter den till föreningen så som en säsongsplats, medlem måste dock erlägga full avgift för platsen även om den upplåtes som säsongsplats. En medlem kan upp till tre år i rad behålla sin fast tilldelade plats i hamnen och upplåta den till föreningen som säsongsplats därefter förlorar medlem sin fasta plats och måste börja om i kösystemet.

Säsongsplats:

Säsongsplats är en plats tilldelad för en säsong där ordinarie innehavare har ställt platsen till fritt förfogande för föreningen.

Tilldelning:

Tilldelning av båtplats sker av styrelsen årsvis den 1 april. Båtens storlek och djupgående avgör tilldelad båtplats. Medlem har rätt till två båtplatser i Kyllaj Hamn. En familj har dock rätt att max en plats i inre hamnen. Som familj räknas man som om man är skriven på samma adress och lever under familjeliknande förhållanden.

Kösystem:

Kölista per kaj hålles av styrelsen.

Man måste inneha en båtplats i Yttre Hamn med boj för att kunna stå i kö för plats vid Yttre Hamn med bom osv. enligt successionen: Yttre hamn med boj –> Yttre Hamn med bom –> Inre Hamn/Piren.

En medlem som står i kö för en bättre plats kan erbjudas en säsongsplats och betalar då endast för den dyraste platsen under förutsättning att medlemmen ställer sin ordinarie plats till föreningens förfogande. Om medlem avser att nyttja både tilldelad säsongsplats samt sin fasta plats betalar medlem för båda platserna. Fortfarande gäller att en medlem endast kan ha två båtar i hamnen och en familj kan bara ha en båt i inre hamnen. Medlemmen behåller sin plats i kön till en fast plats även om den nyttjar en säsongsplats.

Byte av båt:

Om en medlem byter storlek på en båt från stor till liten så skall det eftersträvas att medlem erbjuds en likvärdig plats som den man har. Om medlem byter från liten båt till stor båt så måste medlem kontakta styrelsen för en diskussion om var medlem kan erbjudas plats, här tas inte hänsyn till tidigare placering i hamnen. Om medlem byter från stor båt till liten båt under säsong så behåller medlem sin plats under säsongen, men måste fortfarande betala för den största båten. Om medlem byter från liten båt till stor båt under säsong så måste medlem ta en dialog med styrelsen för att se om det över huvud taget finns möjlighet att kunna förtöja båten i hamnen.

Nyttjandeplikt:

Medlem som inte aktivt nyttjar sin båtplats dvs. inte har båten förtöjd vid sin plats mer än 1/3 under säsongen 1 maj till 1 oktober kan komma att förlora sin plats och måste börja om i kösystemet, detta avgörs av styrelsen från fall till fall, syftet är att de som aktivt brukar sin båt skall ha tillgång till båtplatser som är väl skyddade och att det är lätt att komma i och ur båten t.ex. båtplats i inre hamnen.

§ 9.6              Regler för övertagande av båtplatsarrende

Vid arv gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av bouppteckning/skifte skall bifogas ansökan.

Gåva och köp är icke tillämpligt för övertagande av båtplatsarrende.

Styrelsen beslutar i varje enskilt fall om beviljande av medlemskap och övertagande av båtplatsarrende.

§ 10     Rösträtt och beslutsfattande

§ 10.1          Rösträtt

Endast medlem, som har betalt gällande avgifter, har rösträtt på mötet. Rösträtten är personlig. Medlem kan dock ge fullmakt till en ersättare att representera honom/henne vid val på föreningsmöten. En ersättare kan bara ta emot en fullmakt från en medlem i föreningen. En medlem som agerar ersättare åt en annan medlem kan följaktligen lägga max två röster vid en omröstning.

§ 10.2          Fullmakt

Skriftlig fullmakt skall utformas enligt följande:

”Jag NN ger MM fullmakt att representera mig och min röst vid ÅRSMÖTE/EXTRA FÖRENINGSMÖTE som hålles DATUM.

Denna fullmakt gäller endast ovan nämnda möte.

DATUM

UNDERSKRIFT

NAMNFÖRTYDLIGANDE”

§ 10.3          Beslut och val

Alla ärenden protokollförs och avgörs med enkel majoritet, där ej kvalificerad majoritet särskilt föreskrivs. Avgörande sker genom öppen omröstning utom då någon vid personval fordrar sluten omröstning. Vid omröstning, som ej är personval, gäller vid lika röstetal det förslag, som biträds av ordförande för mötet. Vid omröstning, som avser personval, gäller vid lika röstetal förslag, som vinner efter lottning.

§ 11     Föreningsmöten

§ 11.1          Årsmöte

Årsmöte hålls årligen före utgången av augusti månad.

§ 11.2          Kallelse till årsmöte

Kallelse till årsmöte skall av styrelsen sändas till medlemmarna senast 4 veckor före mötet.

§ 11.3          Motioner

Motion, dvs. förslag från en eller flera medlemmar, skall vara styrelsen skriftligen tillhanda senast 8 veckor före årsmötet, så att styrelsen hinner behandla motionen.

§ 11.4          Ärende på årsmöte

Vid årsmötet skall följande ärende behandlas och protokollföras:

§ 1    Fastställande av röstlängd för mötet.

§ 2    Fråga om mötet är behörigen utlyst.

§ 3    Fastställande av föredragningslista.

§ 4    Val av ordförande och sekreterare för mötet.

§ 4    Val av protokolljusterare och rösträknare vid mötet.

§ 5    Föredragning av styrelsens verksamhets- och förvaltningsberättelse för senaste verksamhetsåret.

§ 6    Revisorernas berättelse.

§ 7    Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.

§ 8    Propositioner och motioner.

§ 9    Fastställande av styrelsen föreslagen verksamhetsplan, underhållsplan, budget och avgifter för det nya verksamhetsåret.

§ 10    Val av styrelse:

Styrelsen skall bestå av fem ledamöter och två suppleanter. Ordinarie ledamöter väljes för en tid av två år, suppleanter väljes för en tid av ett år. Vartannat år väljes ordförande och sekreterare, åren däremellan vice ordföranden, kassör och ordinarie ledamot.

§ 11    Val av revisorer:

Föreningen skall revideras av två ordinarie revisorer som väljs för en tid av två år och avgår växelvis vartannat år. En revisor utses till sammankallande för revisionen.

§ 12    Val av valberedning för en tid av ett år:

Valberedningen skall bestå av två ordinarie ledamöter varav en varav en utses till sammankallande.

§ 13    Övriga val och frågor.

§ 14    Mötets avslutande

§ 11.5          Extra föreningsmöte

Extra föreningsmöte för behandling av viktiga och brådskande ärende hålls när styrelsen finner detta påkallat eller efter skriftlig begäran av revisorer eller minst en sjättedel av föreningens medlemmar.

Kallelse utsändes senast tre veckor före mötet.

Vid extra möte får endast de ärenden förekomma, som föranlett mötet.

§ 12     Styrelse

Styrelse väljs på årsmöte och skall bestå av ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare och en ordinarie ledamot samt två suppleanter. Ordinarie ledamöter väljs för en tid av två år och suppleanter för en tid av ett år.

Styrelsen tecknar föreningens firma gemensamt men kan utse personer som var för sig har rätt att teckna föreningens firma. Beslut om firmatecknare skall protokollföras separat och omedelbart justeras.

Kassören ansvarar ensam för föreningens ekonomiska redovisning samt förvaltning av dess ekonomiska medel. Föreningens styrelse och revisorer skall när som helst kunna begära att få granska den ekonomiska bokföringen samt finansiella tillgångar.

Styrelsen är beslutmässig då alla är kallade och ordförande eller vice ordförande samt två övriga ledamöter är närvarande.

Styrelsen har rätt att fatta de beslut som de anser är nödvändiga för att kunna förvalta föreningen på bästa sätt.

För av styrelsen fattade beslut är de ansvariga som deltagit i beslutet och icke reserverat sig.

Reservation skall antecknas i mötesprotokollet.

Det åligger styrelsen:

  • att verkställa av föreningsmöten fattade beslut
  • att fördela styrelsens arbetsuppgifter mellan sig eller mellan sig och anställd personal
  • att representera föreningen
  • att bereda ärenden till föreningsmöten
  • att förvalta föreningens egendom och medel
  • att tillsätta kommittéer och arbetsgrupper
  • att i övrig tillse att förvaltningen av hamnen sker enligt dessa stadgar

§ 13     Revisorer

Föreningen skall revideras av två ordinarie revisorer som väljs på föreningsmöte för en tid av två år och avgår växelvis vartannat år.

Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och föreningens räkenskaper samt till årsmötet avge skriftlig revisionsberättelse och tillstryka eller avstyrka ansvarsfrihet.

§ 14     Valberedning

Årsmötet väljer för en tid av ett år två ordinarie ledamöter och en suppleant.

Valberedningens uppgift är:

  • att mottaga nomineringar från föreningens medlemmar
  • att själv aktivt söka lämpliga kandidater
  • att senast tre veckor före föreningsmötet lämna förslag på kandidater till poster som enligt stadgan är föremål för val och till övriga poster som eventuellt blivit vakanta till styrelsen
  • att delge föreningsmötet en förteckning över alla kandidater som eventuellt nominerats utöver valberedningens förslag

§ 15     Stadgeändring

Föreligger förslag till stadgeändring skall detta framgå av möteskallelsen.

För att ett ändringsförslag skall kunna antas måste det godkännas med minst 2/3 majoritet vid två på varandra följande föreningsmöten, varav ett skall vara årsmöte.

§ 16     Föreningens upplösning

Förslag till föreningens upplösning kan endast behandlas på föreningsmöte på Gotland.

Kallelse med uppgift om att upplösning kommer att behandlas skall skriftligen sändas till samtliga medlemmar.

För beslut om upplösning fordras minst 2/3 majoritet på två föreningsmöten med minst en månads mellanrum.

Har beslut om upplösning fattats skall mötet ge styrelsen direktiv om hur man skall förfara med föreningens kvarvarande tillgångar, skulder och handlingar.