Stadgar

Stadgar för Kyllaj hamnförening antagna 2023-08-13

§ 1 Föreningens namn
Föreningens namn är Kyllaj hamnförening.

§ 2 Föreningens säte
Styrelsen har sitt säte på Gotland.

§ 3 Föreningens ändamål
Föreningen är en allmännyttig, tillika religiöst och politiskt obunden, ideell förening med ändamål att äga och förvalta hamnen i Kyllaj med omgivande marker, Hellvi socken, Region Gotland. Syftet är att i största mån bevara samt varsamt utveckla den unika miljön i och kring hamnen. Hamnen och omgivande marker ska göras tillgänglig för allmänheten som rekreationsområde samt erbjuda medlemmar möjlighet att arrendera bod-, brygg- och båtplats inom området.

§ 4 Beslutande organ
Föreningens beslutande organ är:

Föreningsmöte, såsom Årsmöte eller Extra Föreningsmöte
Styrelsen

§ 5 Verksamhetsår
Föreningens verksamhetsår omfattar perioden 1/4 till 31/3.

§ 6 Regler för hur verksamheten ska bedrivas

§ 6.1 Grundläggande principer
Föreningen äger och förvaltar hamnen i Kyllaj med omgivande marker, Hellvi socken, Region Gotland med fastighetsbeteckning Hellvi Malms 1:4 samt omkringliggande marker med fastighetsbeteckningen Hellvi Vivlings 1:128.

§ 6.2 Föreningens målsättning med verksamheten

Föreningen ska i största mån bevara samt varsamt utveckla den unika miljön i och kring hamnen.
Området ska göras tillgänglig för allmänheten som rekreationsområde.
Föreningen upplåter arrende av bodplatser till sina medlemmar.
Föreningen upplåter arrende av bryggplatser till sina medlemmar.
Föreningen upplåter arrende av båtplatser till sina medlemmar.

§ 6.3 Finansiering
Verksamheten ska finansieras genom medlemsavgifter, arrenden, bidrag samt gåvor. Alla intäkter ska investeras i verksamheten.

§ 6.4 Kommersiell verksamhet
Kommersiell verksamhet får ej bedrivas på föreningens mark.

§ 6.5 Nyttjande av strandbod
Strandbodar används av tradition för förvaring av nät, andra fiskeredskap samt båttillbehör. Region Gotland anger i sina riktlinjer för fiskelägen (antagna av Byggnadsnämnden
2013-11-13 § 251) att det är av vikt att fiskelägena i regionen inte utvecklas till sommarstugeområden. Av den anledningen får endast tillfälliga övernattningar ske i strandbod på föreningens mark.

§ 7 Avgifter
Årsmötet beslutar om kommande verksamhetsårs avgifter efter förslag från styrelsen.

Avgifter som årsmötet ska besluta om är medlemsavgift och arrendeavgift samt särskild avgift i samband med investeringar som baseras på den av styrelsen lagda budget för föreningens förvaltning.

Extra föreningsmöte kan besluta om särskild avgift i samband med investeringar som går utanför den av styrelsen lagda budget för föreningens förvaltning.

§ 8 Medlemskap och uteslutning

§ 8.1 Medlemmar
Till medlem kan myndig fysisk person antas. Juridiska personer kan ej antas som medlem i föreningen.

§ 8.2 Ansökan medlemskap
Ansökan om medlemskap ställes till föreningens styrelse som beslutar i varje enskilt fall om sökanden ska antas eller inte som medlem. Vid avslag ska skriftlig motivering delges den sökande samt protokollföras i styrelseprotokoll.

§ 8.3 Medlemsregister
Över föreningens medlemmar ska föras en förteckning med angivande av medlemskap,
bod-, brygg- och båtplats samt för verksamheten behövliga uppgifter. Medlem samtycker till registrering av uppgifter enligt GDPR i och med att de ansökt om medlemskap.

§ 8.4 Arbetsplikt
Samtliga medlemmar i föreningen ska årligen bidra med ideellt arbete, det vill säga helt utan ersättning, i form av skötsel och underhållsarbete på föreningens byggnader och anläggningar. Styrelsen planerar, fördelar och leder samt följer upp arbetsinsatsen. Medlem som försummar att göra sin insats kan på styrelsens förslag av årsmöte eller extra föreningsmöte uteslutas.

§ 8.5 Utträde
Medlem som vill utträda ur föreningen, ska skriftligen anmäla detta till styrelsen. Medlem som icke nedlagt fastställda avgifter inom föreskriven tid, anses ha begärt utträde ur föreningen. Styrelsen kan på skriftlig begäran från medlem i speciella fall medge uppskov med betalningen.

§ 8.6 Medlems uteslutning
Medlem som motverkat föreningens ändamål eller uppenbarligen skadat dess intressen, kan på styrelsens förslag av årsmöte eller extra föreningsmöte uteslutas. För sådant besluts giltighet fordras minst 2/3 majoritet. Till möte som ska avgöra om medlems uteslutning, ska av kallelsen framgå att ett uteslutningsärende ska behandlas. Till medlem, som föreslagits till uteslutning, ska förutom angiven kallelse även lämnas skriftlig motivering.

Vid uteslutning förfaller samtliga arrenden som medlem eventuellt innehar.

§ 8.7 Övriga regler för medlemskap
Medlemskap berättigar i sig inte till bod-, brygg eller båtplats i föreningens hamn eller på dess marker.

§ 9 Arrenden på Kyllaj hamnförenings marker
Styrelsen är skyldig att upprätta arrendeavtal med arrendatorer för bod-, brygg eller båtplats enligt nedan.

§ 9.1 Arrende av bodplats
Arrende av bodplats upplåtes till medlem i föreningen efter undertecknat avtal tills vidare om verksamheten sköts enligt de allmänna villkoren för bodplatsarrende. Arrende av bodplats kan endast förvärvas genom övertagande av befintlig bod.

§ 9.2 Regler för övertagande av bodplatsarrende

Vid arv gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av bouppteckning/skifte ska bifogas ansökan.
Vid gåva gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av gåvobrev ska bifogas ansökan.
Vid köp gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av köpekontrakt ska bifogas ansökan.

Styrelsen beslutar i varje enskilt fall om beviljande av medlemskap och övertagande av bodplatsarrende.

§ 9.3 Arrende av bryggplats
Arrende av bryggplats upplåtes till medlem i föreningen efter undertecknat avtal tills vidare om verksamheten sköts enligt de allmänna villkoren för bryggplatsarrende. Arrende av bryggplats kan endast förvärvas genom övertagande av befintlig brygga.

§ 9.4 Regler för övertagande av bryggplatsarrende

Vid arv gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av bouppteckning/skifte ska bifogas ansökan.
Vid gåva gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av gåvobrev ska bifogas ansökan.
Vid köp gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av köpekontrakt ska bifogas ansökan.

Styrelsen beslutar i varje enskilt fall om beviljande av medlemskap och övertagande av bryggplatsarrende.

§ 9.5 Arrende av båtplats
Båtplats upplåtes till medlem i föreningen efter undertecknat avtal tills vidare om verksamheten sköts enligt de allmänna villkoren för båtplatsarrende.

Fast båtplats:
Fast båtplats innebär att arrendatorn troligtvis kan få samma plats tilldelad sig år efter år, men att detta ej kan garanteras då storlek och djupgående av båt avgör tilldelning.

Arrendatorn måste senast den 31 mars säga upp sin plats genom att skriftligen meddela styrelsen om den inte vill behålla sin plats. Om detta inte sker, måste arrendatorn betala arrende för kommande säsong.

Arrendatorn måste senast den 1 maj meddela styrelsen om den inte ämnar använda sin fasta plats under kommande säsong. En arrendator kan upp till tre år i rad behålla sin båtplats utan att använda den och i stället upplåta den till föreningen som säsongsplats. Den som inte använder sin båtplats under tre år i rad förlorar sin båtplats. Arrendator måste erlägga full avgift för båtplatsen även om den upplåtes som säsongsplats.

Säsongsplats:
Säsongsplats är en båtplats tilldelad för en säsong där ordinarie arrendator har ställt platsen till förfogande för föreningen.

Tilldelning:
Tilldelning av fast båtplats sker av styrelsen årsvis den 1 april. Båtens storlek och djupgående avgör tilldelad båtplats. Medlem får arrendera högst två båtplatser varav högst en i inre hamnen. Tilldelning av säsongsplats sker efter 1 maj av styrelsen. Säsongsplats tilldelas medlemmar som står i kö till fast båtplats.

Kösystem:
Kölista hålles av styrelsen.

Om samtliga båtplatser är utarrenderade finns möjlighet för medlem att ställa sig i kö till båtplats, i första hand till yttre hamnen. För arrendator med fast båtplats finns möjlighet att köa till annan plats t ex i inre hamnen.

En medlem som står i kö för annan båtplats kan erbjudas den som säsongsplats och betalar då endast för säsongsplatsen under förutsättning att medlemmen ställer sin ordinarie plats till föreningens förfogande. Medlem behåller sin plats i kön till en fast båtplats även om den nyttjar en säsongsplats.

Byte från större båt till mindre båt:
Om en arrendator byter storlek på båt från större båt till mindre båt, eftersträvas att man erbjuds en likvärdig plats som den befintliga. Sker detta under båtsäsong så behåller arrendatorn sin båtplats under säsongen.

Byte från mindre båt till större båt:
Om en arrendator byter från mindre båt till större båt, kan föreningen inte garantera att arrendatorn erhåller en större plats, utan detta sker utifrån tillgång. Här tas inte heller hänsyn till tidigare placering i hamnen.

Nyttjandeplikt:
Medlem som inte aktivt nyttjar sin båtplats under ett verksamhetsår utan att meddela styrelsen detta, kan komma att förlora sin plats och måste börja om i kösystemet. Detta avgörs av styrelsen från fall till fall. Syftet är att de som aktivt brukar sin båt ska ha tillgång till båtplats.

§ 9.6 Regler för övertagande av båtplatsarrende

Vid arv gäller att man ansöker om medlemskap och inkommer med en skrivelse till styrelsen där man yrkar på att få ta över arrendet. Kopia av bouppteckning/skifte ska bifogas ansökan.
Gåva och köp är icke tillämpligt för övertagande av båtplatsarrende.

Styrelsen beslutar i varje enskilt fall om beviljande av medlemskap och övertagande av båtplatsarrende.

§ 10 Rösträtt och beslutsfattande

§ 10.1 Rösträtt
Endast medlem, som har betalt gällande avgifter, har rösträtt på mötet. Rösträtten är personlig. Medlem kan dock ge fullmakt till en ersättare att representera honom/henne vid val på föreningsmöten. En ersättare kan bara ta emot en fullmakt från annan medlem i föreningen. En medlem som agerar ersättare åt en annan medlem kan följaktligen lägga max två röster vid en omröstning.

§ 10.2 Fullmakt
Skriftlig fullmakt ska utformas enligt följande:

Jag NN ger MM fullmakt att representera mig och min röst vid årsmöte/extra föreningsmöte som hålles datum XX.

Denna fullmakt gäller endast ovan nämnda möte.

Datum

Underskrift

Namnförtydligande

§ 10.3 Beslut och val
Alla ärenden protokollförs och avgörs med enkel majoritet, där ej kvalificerad majoritet särskilt föreskrivs. Avgörande sker genom öppen omröstning utom då någon vid personval fordrar sluten omröstning. Vid omröstning, som ej är personval, gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordförande för mötet. Vid omröstning, som avser personval, gäller vid lika röstetal det förslag som vinner efter lottning.

§ 11 Föreningsmöten

§ 11.1 Årsmöte
Årsmöte hålls årligen före utgången av augusti månad.

§ 11.2 Kallelse till årsmöte
Kallelse till årsmöte ska av styrelsen sändas till medlemmarna senast fyra veckor före mötet.

§ 11.3 Motioner till årsmöte
Motion, dvs förslag från en eller flera medlemmar, ska vara styrelsen skriftligen tillhanda senast åtta veckor före årsmötet, så att styrelsen hinner behandla motionen.

§ 11.4 Årsmöteshandlingar
Styrelsen ska sända årsmöteshandlingarna till medlemmarna senast en vecka före årsmötet. Årsmöteshandlingarna ska bestå av följande:

Dagordning
Verksamhetsberättelse för senaste verksamhetsåret
Resultat- och balansräkning för senaste verksamhetsåret
Revisorernas berättelse för senaste verksamhetsåret
Valberedningens förslag
Eventuella propositioner/motioner
Styrelsens förslag på verksamhets- underhålls- och projektplan för kommande verksamhetsår
Styrelsens förslag på budget för kommande verksamhetsår
Styrelsens förslag på avgifter för nästkommande verksamhetsår

§ 11.5 Ärende på årsmöte
Vid årsmötet ska följande ärende behandlas och protokollföras:

Mötets öppnande
Fastställande av röstlängd
Fråga om mötets stadgeenliga utlysande
Val av ordförande och sekreterare för mötet
Val av protokolljusterare och rösträknare vid mötet
Fastställande av dagordning
Föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse för senaste verksamhetsåret
Föredragning av styrelsens ekonomiska berättelse (resultat- och balansräkning) för senaste verksamhetsåret
Revisorernas berättelse för senaste verksamhetsåret
Fastställande av resultat- och balansräkning för senaste verksamhetsåret
Fråga om styrelsens ansvarsfrihet för senaste verksamhetsåret
Val av styrelse
Styrelsen ska bestå av fem ledamöter (ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare och en ledamot) och två suppleanter. Ordinarie ledamöter väljs för en tid av två år och suppleanter väljs för en tid av ett år. Vartannat år väljs ordförande och sekreterare, åren däremellan väljs vice ordföranden, kassör och ordinarie ledamot.
Val av revisorer
Föreningen ska revideras av två ordinarie revisorer som väljs för en tid av två år och avgår växelvis vartannat år. En revisor utses till sammankallande för revisionen.
Val av valberedning för en tid av ett år
Valberedningen ska bestå av två ordinarie ledamöter varav en utses till sammankallande.
Propositioner och motioner
Fastställande av styrelsen föreslagen verksamhets-, underhålls- och projektplan för det kommande verksamhetsåret
Fastställande av styrelsen föreslagen budget för det kommande verksamhetsåret
Fastställande av styrelsen föreslagna taxor för det nästkommande verksamhetsåret
Övriga frågor
Mötets avslutande

§ 11.6 Extra föreningsmöte
Extra föreningsmöte för behandling av viktiga eller brådskande ärenden hålls när styrelsen finner detta påkallat eller efter skriftlig begäran av revisorer eller minst en sjättedel av föreningens medlemmar.

Kallelse utsändes senast tre veckor före mötet.
Vid extra möte får endast de ärenden förekomma, som föranlett mötet.

§ 12 Styrelse
Styrelsen väljs på årsmötet och ska bestå av ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare och en ordinarie ledamot samt två suppleanter. Ordinarie ledamöter väljs för en tid av två år och suppleanter för en tid av ett år. Vartannat år väljs ordförande och sekreterare, åren däremellan väljs vice ordföranden, kassör och ordinarie ledamot.

Styrelsen tecknar föreningens firma gemensamt men kan utse personer som var för sig har rätt att teckna föreningens firma. Beslut om firmatecknare ska protokollföras separat och omedelbart justeras.

Kassören ansvarar ensam för föreningens ekonomiska redovisning samt förvaltning av dess ekonomiska medel. Föreningens styrelse och revisorer ska när som helst kunna begära att få granska den ekonomiska bokföringen samt finansiella tillgångar.

Styrelsen är beslutmässig då alla är kallade och ordförande eller vice ordförande samt två övriga ledamöter är närvarande.

Styrelsen har rätt att fatta de beslut som de anser är nödvändiga för att kunna förvalta föreningen på bästa sätt.

För av styrelsen fattade beslut är de ansvariga som deltagit i beslutet och icke reserverat sig.

Reservation ska antecknas i mötesprotokollet.

Det åligger styrelsen:

att verkställa av föreningsmöten fattade beslut
att fördela styrelsens arbetsuppgifter mellan sig eller mellan sig och eventuell anställd personal
att representera föreningen
att bereda ärenden till föreningsmöten
att förvalta föreningens egendom och medel
att tillsätta kommittéer och arbetsgrupper
att i övrigt tillse att förvaltningen av hamnen med omgivande marker sker enligt dessa stadgar.

§ 13 Revisorer och revision
Föreningen ska revideras av två ordinarie revisorer, varav en sammankallande, som väljs på årsmötet för en tid av två år och avgår växelvis vartannat år. Revisorerna ska granska styrelsens förvaltning och föreningens räkenskaper samt till årsmötet avge skriftlig revisionsberättelse och tillstryka eller avstyrka ansvarsfrihet.Styrelsen ska lämna bokslutshandlingarna till revisorerna senast sex veckor innan årsmötet. Revisorerna ska lämna revisionsberättelse till styrelsen senast två veckor innan årsmötet.

§ 14 Valberedning
Årsmötet väljer för en tid av ett år två ordinarie ledamöter, varav en sammankallande.

Valberedningens uppgift är:

att mottaga nomineringar från föreningens medlemmar
att själv aktivt söka lämpliga kandidater
att till styrelsen senast två veckor före årsmötet lämna förslag på kandidater till poster som enligt stadgan är föremål för val och till övriga poster som eventuellt blivit vakanta till styrelsen
att delge föreningsmötet en förteckning över alla kandidater som eventuellt nominerats utöver valberedningens förslag

§ 15 Stadgeändring
Föreligger förslag till stadgeändring ska detta framgå av möteskallelsen.

För att ett ändringsförslag ska kunna antas måste det godkännas med minst 2/3 majoritet vid två på varandra följande föreningsmöten, varav ett ska vara årsmöte.

§ 16 Föreningens upplösning
Förslag till föreningens upplösning kan endast behandlas på föreningsmöte som hålls på Gotland.

Kallelse med uppgift om att upplösning kommer att behandlas ska skriftligen sändas till samtliga medlemmar.

För beslut om upplösning fordras minst 2/3 majoritet på två föreningsmöten med minst en månads mellanrum.

Har beslut om upplösning fattats ska mötet ge styrelsen direktiv om hur man ska förfara med föreningens kvarvarande tillgångar, skulder och handlingar.

Ursprungliga stadgar antagna 1997-11-22

Revision 1998, 1999, 2004, 2005, 2006 och 2022

Nya stadgar antagna 2023-08-13